Betriebskosten einrichten

Diese Schritte erledigen Sie einmal je Unternehmen. Die Kostenarten gelten für alle Gebäude; welche davon ein Gebäude nutzt, legen Sie am Gebäude fest (siehe Objekte und Nutzungen).

Kostenkategorien

1. Öffnen Sie Verwaltung › Konfiguration › Kostenkategorien. Die Liste lässt sich direkt bearbeiten.
2. Legen Sie je Gruppe eine Zeile an und wählen Sie den „Umlageblock“: „Betriebskosten“, „Heizkosten“ oder „Stromkosten“.
3. Haken Sie „Vorauszahlung?“ nur bei den Kategorien an, mit denen der Mieter monatlich zahlt (Sollstellung). Kategorien für tatsächliche Kosten bleiben ohne Haken.

Hinweis

Der Umlageblock entscheidet zweierlei: welche Kosten wegfallen, wenn ein Mieter für einen Block eine Pauschale vereinbart hat, und welche Vorauszahlung gegen welche Kosten gerechnet wird. Eine Kategorie mit „Umlageblock prüfen“ ist vorbelegt, aber noch nicht bestätigt; mit der Wahl des Blocks ist sie bestätigt.

Kostenarten

1. Öffnen Sie Verwaltung › Konfiguration › Kostenarten und klicken Sie „Neu“.
2. Tragen Sie den Namen ein, zum Beispiel „Grundsteuer“, und wählen Sie die „Kostenkategorien“.
3. Wählen Sie den „Kostenschlüssel“ (siehe Tabelle).
4. Wählen Sie unter „Produkt“ das Rechnungsprodukt. Unter diesem Produkt erscheint die Kostenart später auf der Rechnung an den Mieter.

Kostenschlüssel	verteilt nach	Werte kommen aus
Fläche (m²)	Wohn- oder Nutzfläche	Mietzeile, Feld „Fläche (m²)“
Heizfläche (m²)	beheizte Fläche	Mietzeile, Feld „Heizfläche (m²)“
Personentage	Personen mal bewohnte Tage	Mietzeile, Feld „Personen“
Anzahl Einheiten	jede Nutzung zählt gleich	Laufzeit der Nutzung
Miteigentumsanteil	Miteigentumsanteile	Mietzeile, Feld „Miteigentumsanteil“
Direktzuweisung Objekt	eingetragene Anteile je Objekt	Konfiguration › Direktzuweisung oder an der Aufwendung
Direktzuweisung Nutzung	eingetragene Beträge je Nutzung	an der Aufwendung, zum Beispiel aus der Heizkostenabrechnung des Messdienstes
Verbrauch	Zählerstände	freigegebene Ablesungen der Zähler

Achtung

Eine Kostenart ohne Kostenschlüssel wird nicht verteilt. Die Aufwendung bleibt dann offen; die Verteilungsprüfung meldet sie.

Einstellungen

1. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie links „Verwaltung“. Im Block „Produkte“ stehen die Vorbelegungen für neue Nutzungen.
2. Unter „Standard“ wählen Sie die Kostenarten für „Sollstellung Betriebskosten“ und „Sollstellung Heizkosten“ (die Vorauszahlungs-Kostenarten) und die „Abrechnungsart“.
3. Unter „Leerstand“ wählen Sie dieselben Felder für Leerstände. Sie gelten, wenn eine Nutzung als Leerstand angelegt wird.
4. Im Block „Buchhaltungsjournale“ legen Sie bei Bedarf das „Buchhaltungsjournal Betriebskostenabrechnung“ und die „Zahlungsbedingungen Betriebskostenabrechnung“ fest. Ohne Eintrag nimmt SMARTBRIX das erste Verkaufsjournal und die Zahlungsbedingungen des Mieters.