Betriebskostenabrechnung im Überblick

Die Betriebskostenabrechnung verteilt die tatsächlichen Kosten eines Gebäudes auf die Nutzungen und rechnet sie gegen die Vorauszahlungen ab, die jeder Mieter über das Jahr gezahlt hat. Sie finden alles in der App „Verwaltung“. Beschriftungen in Anführungszeichen stehen genau so in der Oberfläche.

Der Ablauf

1. Einrichtung: Kostenkategorien und Kostenarten anlegen. Jede Kostenart hat einen Kostenschlüssel, nach dem sie verteilt wird. Siehe Einrichtung.
2. Stammdaten: Am Gebäude festlegen, welche Kostenarten es gibt. An jeder Nutzung festlegen, an welchen Kostenarten sie teilnimmt, und in der Mietzeile Fläche und Personen pflegen. Siehe Objekte und Nutzungen.
3. Aufwendungen: Jede Kostenrechnung des Jahres wird zu einer Aufwendung mit Kostenart, Betrag und Zeitraum, entweder direkt aus der Eingangsrechnung oder von Hand. Siehe Aufwendungen erfassen.
4. Verteilung prüfen: Vor der Abrechnung zeigt SMARTBRIX, mit welchen Werten jede Nutzung in die Verteilung eingeht, und weist auf fehlende Angaben hin. Siehe Verteilung prüfen.
5. BKA erstellen: SMARTBRIX verteilt die Aufwendungen und legt je Nutzung eine Betriebskostenabrechnung an. Siehe Abrechnungen erstellen.
6. Rechnung erstellen: Aus jeder Abrechnung entsteht eine Rechnung (Nachzahlung) oder Gutschrift (Erstattung), die Sie prüfen, bestätigen und versenden. Siehe Rechnung erstellen.

Wo welche Daten liegen

Was	Klickweg	Inhalt
Kostenkategorien	Verwaltung › Konfiguration › Kostenkategorien	Gruppen von Kostenarten mit Umlageblock (Betriebskosten, Heizkosten, Stromkosten)
Kostenarten	Verwaltung › Konfiguration › Kostenarten	einzelne Kostenpositionen mit Kostenschlüssel und Rechnungsprodukt
Gebäude und Unterobjekte	Objekte › Objekte, Reiter „Verwaltung“	Kostenstelle, BKA-Gebäude, Startmonat, Betriebskostenumlage, Kostenarten
Nutzung	Verwaltung › Nutzungen › Nutzungen	Reiter „Konfiguration“ (Abrechnungsart, Sollstellungen, Mietzeilen) und „Kostenarten“
Aufwendungen	Verwaltung › Abrechnung › Aufwendungen	die Kosten des Jahres je Kostenart
Abrechnungen	Verwaltung › Abrechnung › Betriebskostenabrechnungen	eine Abrechnung je Nutzung und Jahr
Einstellungen	Einstellungen › Verwaltung, Block „Produkte“	Vorbelegung der Sollstellungen, auch für Leerstände; Journal und Zahlungsbedingungen der Abrechnung

Das Beispiel

Alle Bilder dieser Anleitung zeigen dasselbe Haus, den „Lindenweg 5“ in Osnabrück (interne Bezeichnung „LW5“). Abgerechnet wird das Jahr 2025.

Objekt	Fläche	Nutzung 2025
LW5 EG links	72 m²	ganzjährig vermietet, 3 Personen
LW5 EG rechts	58 m²	bis 30.06. vermietet, ab 01.07. Leerstand
LW5 OG links	72 m²	bis 28.02. vermietet, im März leer, ab 01.04. neuer Mieter
LW5 OG rechts	58 m²	ganzjährig vermietet, 4 Personen
LW5 Garage 1	keine	mitvermietet an den Mieter von EG links, ohne Betriebskosten
LW5 Garage 2	keine	nie vermietet, ohne Betriebskosten

Die vier Wohnungen haben zusammen 260 m². Diese Zahl steht am Ende auf jeder Abrechnung in der Spalte „Gesamt“, wenn alles richtig erfasst ist. Wie Sie das prüfen, zeigt Verteilung prüfen.