Kosten buchen

Eingangsrechnung erfassen

Light / Pro

1. Öffnen Sie Rechnungsstellung › Lieferanten › Eingangsrechnungen und legen Sie die Eingangsrechnung wie gewohnt an.
2. Wählen Sie in der Rechnungszeile unter „Objekt“ das Gebäude der Gemeinschaft und unter „WEG-Kostenart“ die passende WEG-Kostenart. Angeboten werden nur die WEG-Kostenarten dieses Objekts.
3. Tragen Sie bei Bedarf unter „Zeitraum“ den Leistungszeitraum ein und buchen Sie die Rechnung.
4. Erfassen Sie die Zahlung wie gewohnt über das Girokonto der Gemeinschaft.

Business

1. Öffnen Sie Buchhaltung › Lieferanten › Eingangsrechnungen und legen Sie die Eingangsrechnung wie gewohnt an.
2. Wählen Sie in der Rechnungszeile unter „Objekt“ das Gebäude der Gemeinschaft und unter „WEG-Kostenart“ die passende WEG-Kostenart. Angeboten werden nur die WEG-Kostenarten dieses Objekts.
3. Tragen Sie bei Bedarf unter „Zeitraum“ den Leistungszeitraum ein und buchen Sie die Rechnung.
4. Erfassen Sie die Zahlung wie gewohnt über das Girokonto der Gemeinschaft.

Mit dem Buchen entsteht je Zeile eine WEG-Aufwendung. Sie sehen sie im Reiter „WEG-Aufwendungen“ der Rechnung mit Kostenart, Objekt, „Betrag“, „Bezahlt“, Sperre und Direktzuweisung, und gesammelt unter WEG-Verwaltung › WEG-Aufwendungen, dort auch mit Zahlungsstatus.

Bruttobetrag

Die Gemeinschaft zieht keine Vorsteuer. Die WEG-Aufwendung trägt deshalb den Betrag einschließlich Umsatzsteuer, im Beispiel 1.200,00 € statt 1.008,40 €.

Erst die Zahlung bestimmt das Jahr

Die Jahresabrechnung zählt, was im Kalenderjahr bezahlt wurde, nicht das Rechnungsdatum und nicht den Leistungszeitraum. Eine unbezahlte Rechnung steht in keiner Jahresabrechnung. Im Beispiel wurde die Gartenpflege mit 400,00 € im Dezember 2025 und mit 600,00 € im Januar 2026 bezahlt; 2025 zählen 400,00 €.

Achtung

Eine Rechnung gehört entweder zur Miet- oder zur WEG-Verwaltung. Trägt sie Zeilen mit Kostenarten beider Seiten, lässt sie sich nicht buchen.

Tipp

Den Anteil der Arbeitskosten für haushaltsnahe Dienstleistungen blenden Sie in der Rechnungszeile über die Spaltenauswahl als „Arbeitskosten (WEG)“ ein. Die Einzelabrechnung weist ihn je WEG-Kostenart aus.

Kosten ohne Rechnung

Kontoführungsgebühren oder Lastschriften ohne Beleg buchen Sie direkt auf das Sachkonto, das an der passenden WEG-Kostenart hinterlegt ist (siehe Einrichtung).

Light / Pro

Buchen Sie die Bankzeile als Buchung im Journal des Gemeinschaftskontos.

Business

Buchen Sie die Bankzeile beim Bankabgleich auf das Sachkonto.

SMARTBRIX legt dafür selbst eine WEG-Aufwendung an, eine Rechnung brauchen Sie nicht. Sie zählt im Jahr ihres Buchungsdatums und wird wie jede andere WEG-Aufwendung verteilt.

Achtung

Buchen Sie eine solche Bankzeile auf ein Sachkonto, das an keiner WEG-Kostenart steht, nennt die Jahresabrechnung sie als nicht zugeordnete Buchung.

Direktzuweisung

Gilt für eine WEG-Kostenart der Schlüssel „Direktzuweisung“, ordnen Sie jede WEG-Aufwendung den Einheiten zu, die sie betrifft.

1. Öffnen Sie die WEG-Aufwendung unter WEG-Verwaltung › WEG-Aufwendungen. Der Reiter der Rechnung zeigt die Zuweisung nur an.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Direktzuweisung“ „Zeile hinzufügen“ und wählen Sie „Einheit“ und „Anteil“. Bei mehreren Einheiten verteilt SMARTBRIX nach dem Verhältnis der Anteile; ein Rundungscent geht an die zuletzt eingetragene Einheit.

Achtung

Fehlt die Zuweisung, verteilt SMARTBRIX nicht ersatzweise nach Miteigentumsanteilen, sondern meldet eine blockierende Warnung in der Jahresabrechnung.

Hinweis

Setzen Sie eine Rechnung auf Entwurf zurück, verschwinden ihre WEG-Aufwendungen, beim erneuten Buchen entstehen sie neu. Ist das Jahr bereits abgerechnet und beschlossen, sind die WEG-Aufwendungen „Gesperrt“: Die Rechnung lässt sich dann nicht mehr zurücksetzen.