Rückgabe und Abschluss

Am Ende steht die Rückgabe: Termin, Begehung, Rückgabeprotokoll, Endablesungen, Kautionsabrechnung und die letzte Betriebskostenabrechnung. Danach schließen Sie das Mietverhältnis ab.

Phase betreten und Termin vereinbaren

1. Klicken Sie im Kopf des Mietverhältnisses auf „Rückgabe starten“, falls die Phase noch nicht von selbst erreicht wurde. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn Ihre Firma den Schalter „Rückgabephase“ gesetzt hat.
2. Öffnen Sie die Schaltfläche „Termine“ oder den Reiter „Übergabetermine“ und klicken Sie „Neuer Rückgabetermin“. Danach läuft alles wie beim Übergabetermin: „Vorschläge erstellen“, „Vorschläge senden“, Antwort entgegennehmen, „Bestätigen“.
3. Klicken Sie am bestätigten Termin „Protokoll anlegen“. Es entsteht ein Rückgabeprotokoll mit Datum und Uhrzeit des Termins.

Tipp

Ohne Termin legen Sie das Protokoll über den Reiter „Übergabeprotokolle“ mit „Neues Rückgabeprotokoll“ an oder über die Schaltfläche „Rückgabeprotokoll“ im Kopf.

Hinweis

Die Erinnerung an den Termin steuert „Vorlaufzeit Rückgabetermin (Tage)“, den Wechsel in die Phase dagegen „Vorlauf Rückgabe (Tage)“. Die beiden Werte beantworten verschiedene Fragen.

Rückgabeprotokoll ausfüllen

1. Prüfen Sie im Kopf des Protokolls das Feld „Vorprotokoll“ in der Gruppe „Verweise“. Das jüngste abgeschlossene Übergabeprotokoll derselben Nutzung ist bereits eingetragen.
2. Klicken Sie „Aus Vorprotokoll übernehmen“. Das System trägt den Zustand bei Übergabe als Vergleichswert ein, übernimmt die damals dokumentierten Mängel, legt Zählerzeilen ohne Stand an und setzt bei den Schlüsseln die Soll-Mengen.
3. Gehen Sie den Reiter „Räume und Einrichtungen“ durch. Neben „Zustand“ steht jetzt die Spalte „Zustand bei Übergabe“. Sie zeigt, wie der Raum bei der Übergabe aussah, und ist nicht änderbar.
4. Erfassen Sie neue Mängel auf dem Reiter „Mängel“. Bei den übernommenen Zeilen ist „Bereits bei Übergabe vorhanden“ gesetzt. So bleiben Alt- und Neuschäden getrennt.
5. Setzen Sie bei jedem neuen Mangel „Verursacher“ und „Folge“. Nur ein Mangel mit Verursacher „Mieter“ und Folge „Verrechnung mit der Kaution“ wird später zum Einbehaltsvorschlag.
6. Tragen Sie auf dem Reiter „Zähler“ die Endstände ein.
7. Zählen Sie auf dem Reiter „Schlüssel“ nach. Neben „Soll-Rückgabe“ tragen Sie „Zurückgegeben“ ein, den „Fehlbestand“ rechnet das System. Unter der Liste steht die Summe im Feld „Fehlende Schlüssel“.
8. Wählen Sie je Fehlbestand eine „Folge des Fehlbestands“: „Nachlieferung bis Frist“, „Ersatzbeschaffung“, „Schließanlagentausch“ oder „Verrechnung mit der Kaution“. Bei einer Frist tragen Sie sie daneben ein.
9. Halten Sie Vereinbarungen auf dem Reiter „Anmerkungen“ fest. Für die Rückgabe liegen unter anderem die Vorlagen „Schönheitsreparaturen“ und „Besenreine Rückgabe“ bereit.
10. Klicken Sie „Abschließen“ und bestätigen Sie den Hinweis.
11. Lassen Sie über „Unterschriften“ unterschreiben und verschicken Sie das Protokoll mit „Versenden“. Beides läuft genau wie bei der Übergabe.

Tipp

Kommt ein Schlüssel später zurück, tragen Sie ihn auf dem Reiter „Nachträge“ ein. Das eingefrorene Protokoll bleibt unverändert, nur das Schlüsselinventar zieht nach.

Wechselt der Mieter am selben Tag, klicken Sie „Gegenprotokoll anlegen“. Das System legt das Übergabeprotokoll des nachfolgenden Mietverhältnisses an und überträgt die Zählerstände.

Checkliste, Kaution und Abschluss

1. Öffnen Sie den Reiter „Checkliste“. Er zeigt jetzt die Gruppen „Rückgabe“ und „Abschluss“.
2. „Rückgabe“ führt „Rückgabeprotokoll abgeschlossen“, „Endablesungen“ und „Schlüssel zurückgenommen“.
3. „Abschluss“ führt dieselben drei Punkte, dazu „Kaution abgerechnet“ und „Letzte Betriebskostenabrechnung erstellt“. Solange die letzte Abrechnung aussteht, steht unter den Punkten die Schaltfläche „Abrechnung erstellen“.
4. Wechseln Sie auf den Reiter „Kaution“ und klicken Sie „Kaution abrechnen“.
5. Prüfen Sie im Dialog unter „Kaution“ den „Kautionsvorbehalt“ und den „Zinsanteil“, unter „Rückgabe“ das „Rückgabedatum“, „Verjährung endet am“ und „Einbehalt gesamt“.
6. Arbeiten Sie den Block „Aus dem Rückgabeprotokoll einbehalten“ ab. Vorgeschlagen sind die vom Mieter verursachten Mängel mit Folge Kaution und jeder Schlüssel-Fehlbestand, jeweils ohne Betrag. Tragen Sie in „Betrag“ ein, was Sie einbehalten wollen, prüfen Sie den „Grund des Einbehalts“, und nehmen Sie den Haken „Einbehalten“ bei allem heraus, was Sie verwerfen.
7. Wählen Sie unter „Mit offenen Rechnungen verrechnen“ die Rechnungen, die aus der Kaution gedeckt werden sollen.
8. Prüfen Sie unter „Ergebnis“ die Felder „Verrechnet“ und „Auszahlung“ und setzen Sie „Vorbehalt bis“ auf den Tag, bis zu dem der Rest abgerechnet sein soll.
9. Ist ein Teil der Kaution nie gezahlt worden, setzen Sie unter „Offene Kautionsforderung“ den Haken „Offene Kautionsforderung ausbuchen“.
10. Bei einer Urkunde setzen Sie den Haken „Urkunde an Mieter zurückgegeben“.
11. Klicken Sie „Abrechnen“. Die Einbehalte entstehen als Kautionsbewegungen, und die Gutschrift wird gebucht und verrechnet.
12. Erstellen Sie die letzte Betriebskostenabrechnung. Die Schaltfläche „Abrechnung erstellen“ im Block „Abschluss“ öffnet den Abrechnungsdialog, vorbelegt mit dem Betriebskostengebäude dieses Objekts und dem Abrechnungsjahr des Vertragsendes. Beides bleibt änderbar. Abgerechnet wird immer das ganze Gebäude, nicht die einzelne Nutzung.
13. Klicken Sie zuletzt „Mietverhältnis abschließen“. Das Mietverhältnis steht danach auf „Abgeschlossen“.

Hinweis

Ein Einbehalt bei Wohnraum vor dem bestätigten Vertragsende ist begründungspflichtig. Der Dialog weist darauf hin, hält Sie aber nicht auf.

Bei einer Sicherheit Dritter gibt es keine Einbehaltsvorschläge und keine Verrechnung mit offenen Rechnungen. Sie machen die Sicherheit beim Aussteller geltend.

Tipp

Zähler und Schlüssel können Sie auch ohne Protokoll erfassen. Die Schaltfläche „Rückgabe erfassen“ unter der Checkliste öffnet dafür denselben Sammeldialog wie bei der Übergabe.

Was automatisch passiert

• Ein neues Rückgabeprotokoll bekommt das jüngste abgeschlossene Übergabeprotokoll als Vorprotokoll gesetzt. Ein Entwurf zählt dabei nicht.
• Ein zweiter Klick auf „Aus Vorprotokoll übernehmen“ trägt nur nach, was fehlt. Bereits vorbelegte Zeilen bekommen ihren Vergleichswert nachgereicht statt einer zweiten Zeile.
• „Fehlbestand“ ist die Differenz zwischen „Soll-Rückgabe“ und „Zurückgegeben“ und wird gerechnet, nicht getippt.
• Beim Abschließen entstehen die Endablesungen mit dem Ablesegrund „Ende der Nutzung“ und dem Erfassungsweg „Übergabeprotokoll“. Ein zweiter Lauf korrigiert, statt zu doppeln.
• Fällt ein Ablesedatum in eine bereits abgerechnete Betriebskostenperiode, wird die Ablesung abgelehnt. Beim Korrigieren werden beide Tage geprüft: der neue und der bisherige.
• Die Schlüsselvorgänge werden mit Rückgabemenge und Rückgabedatum fortgeschrieben.
• Das Datum des letzten abgeschlossenen Rückgabeprotokolls ist der Anker für die Verjährung. Sechs Monate danach steht im Feld „Verjährung endet am“. Bis dahin müssen Ansprüche geltend gemacht werden. Ein Entwurf setzt diesen Anker nicht.
• Der Prüfpunkt „Schlüssel zurückgenommen“ fragt in der Gruppe „Abschluss“ strenger als in der Gruppe „Rückgabe“: Dort muss jeder ausgegebene Schlüssel erledigt sein. Erledigt heißt zurück, verloren oder ersetzt. Eine Teilrückgabe genügt nicht.
• „Letzte Betriebskostenabrechnung erstellt“ gilt als erledigt, sobald die abgerechnete Periode das Vertragsende erreicht. Mit dem Erledigen verschwindet auch die Schaltfläche „Abrechnung erstellen“. Bei Pauschalmiete, ohne Kostenarten und ohne Vertragsende erscheint sie gar nicht erst.
• Ein Vorschlag im Abrechnungsdialog ohne Betrag wird abgewiesen, ein Vorschlag ohne Haken verschwindet spurlos. Die übernommenen Beträge werden abgezogen, bevor Auszahlung und Verrechnung gerechnet werden.
• Bleibt nach der Abrechnung ein Kautionsvorbehalt stehen, erinnert das System zum Datum „Vorbehalt bis“ mit der Aufgabe „Kautionsvorbehalt auflösen“.
• „Mietverhältnis abschließen“ ist auch bei offenen Prüfpunkten möglich. Im Verlauf bleibt dann der Vermerk „Mietverhältnis mit offenen Punkten abgeschlossen:“ mit der Liste stehen.
• Offene Forderungen halten den Abschluss nie auf. Die Checkliste weist auf sie hin und verweist auf das Mahnwesen, siehe Zahlungseingang und Mahnung.
• Ist der Firmenschalter „Protokoll erforderlich (Übergabe und Rückgabe)“ gesetzt, lässt sich die Phase „Rückgabe“ ohne abgeschlossenes Rückgabeprotokoll nicht verlassen.
• War zur Rückgabe nie etwas zu prüfen, also weder Kaution noch Zähler noch Schlüssel noch eine Abrechnung, schließt das System nach dem Vertragsende selbst ab.
• Mit dem Abschluss beginnt die Frist für das Löschen der Protokollfotos.

mit Kundenportal Was der Mieter im Portal sieht

• Die Terminseite ist dieselbe wie bei der Übergabe, nur trägt sie die Überschrift „Rückgabetermin“. Er wählt mit „Diesen Termin wählen“ oder schlägt mit „Diesen Termin vorschlagen“ einen anderen vor.
• Schicken Sie ihm einen Unterschriftslink, öffnet er die Seite „Ihr Protokoll“ mit der Überschrift „Rückgabeprotokoll“, der Vorschau und der Karte „Ihre Unterschrift“.
• Nach dem Versand liegt das Rückgabeprotokoll in der Karte „Dokumente“ auf der Seite seines Mietverhältnisses.
• In der Karte „Kaution“ steht nach dem Vertragsende die Zeile „Verbleibende Kaution in Prüfung“ mit dem Betrag, darunter „bis“ und dem Datum. Gründe für einen Einbehalt zeigt das Portal nicht.
• Sein Mietverhältnis trägt danach das Kennzeichen „Beendet“. Dokumente und Rechnungen bleiben ihm erhalten. Zählerstände kann er nur noch im Endablesefenster melden.