Zahlungseingang und Mahnung

Jede gebuchte Mietrechnung ist ein offener Posten beim Rechnungsempfänger. Geht die Zahlung auf dem Bankkonto ein, ordnen Sie sie der Rechnung zu. Der Posten ist dann ausgeglichen. Was offen bleibt, mahnen Sie. Wie die Mietrechnungen entstehen, zeigt die Seite Sollstellung.

Bankauszug einlesen

Die Umsätze Ihres Bankkontos kommen als Bankauszug ins System, üblicherweise als CAMT-Datei.

• Automatischer Abruf: Ist bei Ihnen der Abruf vom Bankserver eingerichtet, holt SMARTBRIX die Auszüge selbst ab. Sie müssen nichts tun.
• Import von Hand: Laden Sie die Datei aus Ihrem Online-Banking herunter und lesen Sie sie ein:

1. Öffnen Sie die App Rechnungsstellung, im Tarif Business die App Buchhaltung.
2. Wählen Sie Buchhaltung > Bankauszug importieren.
3. Wählen Sie die Datei aus und starten Sie den Import.

SMARTBRIX ordnet den Auszug anhand der Kontonummer dem richtigen Bankkonto zu. Danach öffnet sich die Liste der Umsätze zum Abgleich.

Hinweis

Damit die Zuordnung klappt, muss die IBAN am Bankjournal in der Buchhaltung hinterlegt sein. Fragen Sie im Zweifel Ihre Buchhaltung.

Zahlungen den offenen Mietrechnungen zuordnen

1. Öffnen Sie in der App Rechnungsstellung, im Tarif Business in der App Buchhaltung, das Dashboard.
2. Klicken Sie auf der Kachel Ihres Bankkontos auf abzustimmen (davor steht die Anzahl) oder auf Transaktionen.

3. Wählen Sie einen Umsatz aus. SMARTBRIX schlägt passende offene Posten vor, wenn es den Zahler erkennt.
4. Prüfen Sie den Vorschlag. Passt er nicht, suchen Sie die richtige Rechnung selbst aus.
5. Schließen Sie den Abgleich ab. Die Rechnung gilt dann als bezahlt oder, bei einem Teilbetrag, als teilweise bezahlt.

SMARTBRIX erkennt den Zahler an seiner IBAN. Hinterlegen Sie die Bankverbindung deshalb am Kontakt des Rechnungsempfängers.

Tipp

Zahlt ein Dritter die Miete, zum Beispiel ein Amt, pflegen Sie am Mietverhältnis im Reiter Konfiguration die Felder Abweichender Zahler und Abgleichsschlüssel Zahlung. Der Abgleichsschlüssel ist ein fester Textteil aus dem Verwendungszweck der Überweisung, etwa ein Aktenzeichen. Stimmen IBAN des Zahlers und Schlüssel überein, setzt SMARTBRIX den richtigen Rechnungsempfänger am Umsatz.

Mehr zum Abgleich: Bankabstimmung in der Odoo-Dokumentation.

Mahnen

Das Mahnwesen arbeitet mit Mahnstufen. Jede Stufe legt fest, wie viele Tage nach Fälligkeit sie greift und was passiert: E-Mail, Brief oder eine Aufgabe für einen Benutzer. Die Menüs unterscheiden sich je nach Tarif.

Light / Pro

Mahnstufen einrichten

1. Öffnen Sie Rechnungsstellung > Konfiguration > Zahlungserinnerung > Mahnstufen.
2. Öffnen Sie den Eintrag Ihres Unternehmens oder legen Sie ihn mit Neu an.
3. Legen Sie je Stufe eine Zeile an:
   • Aktionen: Name der Stufe, zum Beispiel „1. Mahnung”.
   • Fälligkeitstage: Tage nach Fälligkeit, ab denen die Stufe greift.
   • Sende Mail: verschickt eine E-Mail mit der gewählten Email Vorlage.
   • Sende Brief: erzeugt ein Mahnschreiben mit dem Text aus gedruckte Nachrichten.
   • manuelle Aktion: legt eine Aufgabe an. Unter Verantwortlichen zuweisen und Aufgaben steht, wer was tun soll.

Mahnlauf starten

1. Öffnen Sie Rechnungsstellung > Mahnwesen > Zahlungserinnerung erstellen.
2. Klicken Sie auf Zahlungserinnerung erstellen.
3. SMARTBRIX ermittelt für jeden Kontakt mit überfälligen Posten die passende Stufe, verschickt die E-Mails und legt die Aufgaben an.
4. Die Übersicht zeigt, wie viele E-Mails, Briefe und Aufgaben entstanden sind. Mit Briefe herunterladen erhalten Sie die Mahnschreiben als PDF zum Versand per Post.

Einzelnen Kontakt mahnen

1. Öffnen Sie Rechnungsstellung > Mahnwesen > manuelle Zahlungserinnerung. Der Filter Kunden mit Ausständen zeigt alle Kontakte mit überfälligen Beträgen.
2. Öffnen Sie den Kontakt und wechseln Sie in den Reiter Zahlungserinnerung.
3. Mit Drucke Mahnung (PDF) erzeugen Sie ein Mahnschreiben, mit Sende Mahnung (Email) verschicken Sie es per E-Mail.
4. Unter nächste Aktion vermerken Sie, was als Nächstes geschieht, zum Beispiel ein Anruf. Mit als erledigt markieren schließen Sie den Punkt.

Business

Mahnstufen einrichten

1. Öffnen Sie Buchhaltung > Konfiguration > Rechnungsstellung > Mahnstufen.
2. Legen Sie je Stufe fest, nach wie vielen Tagen sie greift und ob eine E-Mail oder ein Brief verschickt wird.
3. SMARTBRIX ergänzt jede Stufe um zwei Angaben:
   • Erhebe eine Mahngebühr in Höhe von: Betrag der Mahngebühr für diese Stufe. Leer oder null bedeutet: keine Gebühr.
   • Verantwortlichen-Aktivität: Benutzer, die beim Erreichen der Stufe eine Aktivität bekommen, zum Beispiel Ihre zentrale Mahnstelle. Das ist unabhängig vom Verantwortlichen des Objekts.

Mahnen

1. Öffnen Sie Buchhaltung > Kunden > Kunden und wählen Sie den Kontakt.
2. Prüfen Sie im Reiter Buchhaltung im Bereich Rechnungsmahnungen den Mahnstatus und versenden Sie die Mahnung der fälligen Stufe.

Das Mahnschreiben besteht aus einem Anschreiben, einem Kontoauszug mit den offenen Posten und den betroffenen Rechnungen. Es erscheint im Layout Ihres Unternehmens.

Hinweis

Erreicht ein Kontakt eine Stufe mit Mahngebühr, entsteht eine Gebührenrechnung. Pro Kontakt gibt es immer nur eine offene Gebührenrechnung. Beim Wechsel in eine höhere Stufe passt SMARTBRIX sie an, statt eine zweite anzulegen.

Mehr zum Mahnwesen: Mahnungen in der Odoo-Dokumentation.

Achtung

Gemahnt wird der Rechnungsempfänger des Mietverhältnisses. Prüfen Sie vor dem Mahnlauf, ob alle Zahlungen aus den letzten Bankauszügen zugeordnet sind. Sonst mahnen Sie Beträge, die längst bezahlt sind.