Jahresabrechnung

Eröffnungsstand für die erste Abrechnung

Rechnen Sie eine Gemeinschaft zum ersten Mal in SMARTBRIX ab, erfassen Sie die Vortragswerte, die sich nicht aus Buchungen ergeben. Gebucht wird dabei nichts.

1. Öffnen Sie WEG-Verwaltung › Eröffnungsstände und klicken Sie „Neu“. Wählen Sie die Gemeinschaft und als „Stichtag“ den 1. Januar des ersten Abrechnungsjahres oder den 31. Dezember davor.
2. „Kontostände“: je Gemeinschaftskonto der Stand zum Stichtag.
3. „Rücklagenstände“: je Rücklage der Stand zum Stichtag.
4. „Vorjahressalden“: je Einheit der offene Betrag aus früheren Abrechnungen. Positiv heißt, der Wohnungseigentümer schuldet.
5. „Abgrenzungsposten des Vorjahres“: je WEG-Kostenart der Posten aus der letzten Abrechnung des Vorverwalters.

Hinweis

Je Gemeinschaft gibt es einen Eröffnungsstand. Er gilt nur für die erste Abrechnung; jede spätere schließt an die Abrechnung des Vorjahres an. Weicht ein erfasster Kontostand vom gebuchten Stand ab, weist die Abrechnung darauf hin und rechnet mit der Buchung.

Entwurf rechnen

1. Öffnen Sie WEG-Verwaltung › Jahresabrechnungen und klicken Sie „Neu“. Wählen Sie die Gemeinschaft, tragen Sie das Jahr ein und speichern Sie. Der Titel lautet dann etwa „WEG Musterstraße 12 · 2025“.
2. Klicken Sie „Berechnen“.

SMARTBRIX baut die Abrechnung aus WEG-Aufwendungen, Messdienstbeträgen, Hausgeld-Rechnungen und Buchungen neu auf. Solange sie im Entwurf ist, klicken Sie nach jeder Korrektur erneut „Berechnen“.

Warnungen abarbeiten

Der Reiter „Warnungen“ listet, was SMARTBRIX beim Rechnen aufgefallen ist. Rot und mit Haken bei „Blockierend“ stehen Warnungen, die den Beschluss verhindern; die übrigen sind Hinweise.

Blockierend:

• WEG-Kostenart über den Messdienst verteilt, aber keine Messdienstabrechnung
• Messdienstbetrag einer Einheit nicht erfasst
• Direktzuweisung ohne Einheit
• Verteilerschlüssel ohne Werte
• Abrechnung nicht schlüssig (siehe unten)

Hinweis:

• Sollstellung gilt, aber keine gebuchte Hausgeld-Rechnung für die Periode
• Rechnung auf einer WEG-Kostenart der Art „Zuführung zur Rücklage“
• Kontostand im Eröffnungsstand weicht von der Buchung ab
• weder Vorjahresabrechnung noch passender Eröffnungsstand

Beheben Sie die Ursache dort, wo sie entsteht, zum Beispiel in der Messdienstabrechnung oder an der WEG-Aufwendung, und klicken Sie erneut „Berechnen“.

Konten und Schlüssigkeit

Der Reiter „Konten“ zeigt je Gemeinschaftskonto Anfangsstand, Zuflüsse, Abflüsse, Überträge und Endstand. Die Abrechnung ist schlüssig, wenn die Endstände genau dem Anfang plus Einnahmen minus Ausgaben plus Überträge entsprechen. Dann steht die „Schlüssigkeitsdifferenz“ auf 0,00 €.

Tipp

Eine Differenz entsteht meist durch Geldbewegungen, die weder Hausgeld noch WEG-Aufwendung noch Ertrag sind, etwa eine bezahlte Rechnung ohne WEG-Kostenart, eine Bankzeile auf einem Sachkonto ohne WEG-Kostenart oder ein nicht gekennzeichneter Übertrag. Die Warnung nennt diese Buchungen, soweit sie erkennbar sind.

Vermögensstatus und Einzelabrechnungen

Den Reiter „Vermögensstatus“ erklärt die Seite Vermögensstatus und Vermögensbericht. Der Reiter „Einzelabrechnungen“ zeigt je Einheit Kosten und Hausgeldsoll getrennt nach Bewirtschaftung, Heizung und Rücklage und daraus die Abrechnungsspitze. Klicken Sie eine Zeile an, sehen Sie die Kostenanteile je WEG-Kostenart mit Schlüssel sowie die Zahlungen des Jahres je Zahler.

Hinweis

Die Einzelabrechnung gilt je Einheit und Jahr. Adressat ist der Wohnungseigentümer am Tag des Beschlusses; der Verkäufer bekommt keine eigene Einzelabrechnung. Seine Zahlungen erscheinen getrennt im Abschnitt Zahlungen.

Hinweis

Die Abrechnungsspitze ist Kosten minus Hausgeldsoll für Bewirtschaftung und Heizung. Sie rechnet gegen das Soll, nicht gegen die Zahlungen: Offenes Hausgeld bleibt Rückstand und wird getrennt eingefordert. Der Rücklagenanteil wird angespart und nicht abgerechnet.

Beschluss verknüpfen und als beschlossen markieren

1. Legen Sie den Beschluss der Versammlung an (siehe Wirtschaftsplan und Beschlüsse): Art „Nachschüsse / Anpassung“, Ergebnis „Angenommen“, Beschlussdatum der Versammlung.
2. Öffnen Sie die Jahresabrechnung und wählen Sie unter „Beschluss“ diesen Beschluss.
3. Klicken Sie „Als beschlossen markieren“.

SMARTBRIX rechnet die Abrechnung einmal zum Beschlussdatum neu und versiegelt sie. Für jede Einheit mit einer Abrechnungsspitze entsteht ein gebuchter Beleg an die Rechnungsadresse: eine Rechnung, wenn der Wohnungseigentümer nachzahlt, eine Gutschrift bei einem Guthaben. Belegdatum ist das Beschlussdatum, fällig nach der in der Gemeinschaft hinterlegten Frist. Die Schaltfläche „Abrechnungsbelege“ listet sie.

Voraussetzungen

Keine blockierende Warnung, das Vorjahr ist beschlossen (sofern es dafür eine Abrechnung gibt), das Produkt für die Abrechnungsspitze ist in den Einstellungen gewählt. Die Belege entstehen im Verkaufsjournal der Gemeinschaft; hat sie keines, im ersten Verkaufsjournal des Unternehmens.

Achtung

Nach dem Beschluss gibt es kein „Berechnen“ mehr. Die WEG-Aufwendungen des Jahres sind gesperrt, Zahlungen mit Datum im Jahr lassen sich nicht mehr lösen und auch nicht mehr neu einer Rechnung der Gemeinschaft zuordnen, und die Abrechnung lässt sich nicht löschen. Das gilt auch für Zahlungen auf Hausgeld-Rechnungen und Belege der Abrechnungsspitze. Datieren Sie eine nachträglich eingehende Zahlung deshalb in ein Jahr, das noch nicht beschlossen ist.

Hinweis

Ein Guthaben wird nicht automatisch verrechnet. Ob Sie es auszahlen oder mit dem nächsten Hausgeld verrechnen, entscheiden Sie. Die Belege der Abrechnungsspitze zählen nicht zum Hausgeldsoll des Folgejahres.

Drucken

• Hausgeldabrechnung (die Einzelabrechnung je Einheit): „Einzelabrechnungen drucken“ im Kopf der Jahresabrechnung für alle Einheiten, oder „Drucken“ am Ende einer Zeile im Reiter „Einzelabrechnungen“ für eine. Sie geht an die Rechnungsadresse und wird in deren Sprache gedruckt.
• Gesamtabrechnung: Zahnrad „Aktionen“ neben dem Titel › „Gesamtabrechnung“. Sie richtet sich an die Gemeinschaft und wird in der Firmensprache gedruckt.

Vor dem Beschluss tragen beide Ausdrucke den Vermerk Entwurf. Nach dem Beschluss nennt die Hausgeldabrechnung Beleg und Fälligkeit der Abrechnungsspitze.