Gemeinschaft anlegen

Eine Gemeinschaft besteht aus einem Gebäude mit seinen Einheiten und dem Datensatz der Gemeinschaft. Was die Gemeinschaft bucht, trägt das Gebäude; die Einheiten tragen ihren jeweiligen Wohnungseigentümer.

Objektstatus und Gebäude

1. Öffnen Sie unter Objekte › Objekte das Gebäude und wählen Sie im Reiter „Stammdaten“ unter „Objekt-Status“ den Status „WEG-Verwaltung“. Der Reiter „WEG-Verwaltung“ erscheint.
2. Füllen Sie im Reiter „WEG-Verwaltung“ die „Kostenstelle“ (Pflicht) und wählen Sie unter „WEG-Kostenarten“ alle WEG-Kostenarten, die die Gemeinschaft nutzt.
3. Wählen Sie unter „Girokonto“ und „Rücklagenkonto“ die Bankverbindungen der Gemeinschaft und unter „Beirat“ die Mitglieder des Verwaltungsbeirats.
4. Legen Sie die Einheiten als Unterobjekte des Gebäudes an. Pflegen Sie Wohnfläche und Heizfläche, wenn Kosten nach Fläche verteilt werden.

Hinweis

Den Status „WEG-Verwaltung“ legt SMARTBRIX bei der Installation an. Gab es schon einen Status mit der Art „WEG-Verwaltung“, bleibt es bei diesem. Sie finden die Stati unter Objekte › Konfiguration › Objekt-Stati.

Hinweis

Eine Einheit kann nur die WEG-Kostenarten ihres Gebäudes verwenden. Entfernen Sie am Gebäude eine WEG-Kostenart, steht sie auch den Einheiten nicht mehr zur Verfügung.

Gemeinschaft

1. Öffnen Sie WEG-Verwaltung › Stammdaten › Gemeinschaften und klicken Sie „Neu“.
2. Tragen Sie den Namen ein und wählen Sie unter „Rechtsträger“ den Kontakt der Gemeinschaft, zum Beispiel „WEG Musterstraße 12“.
3. Wählen Sie unter „Sollstellungsrhythmus“ „Monatlich“, „Vierteljährlich“ oder „Jährlich“ und unter „Fälligkeitstag“ den Tag, an dem das Hausgeld fällig ist.
4. Tragen Sie unter „Abrechnungsspitze fällig nach (Tagen)“ ein, wie lange die Wohnungseigentümer nach dem Beschluss Zeit haben, eine Abrechnungsspitze zu zahlen.
5. Wählen Sie im Reiter „Objekt“ unter „Buchungsobjekt“ das Gebäude und speichern Sie.

Das Gebäude trägt danach die Gemeinschaft als Eigentümer. Oben stehen die Schaltflächen „Rückstände“, „Einheiten“ und „Objekte“. „Einheiten“ zählt jede Wohnung einmal, auch wenn sie im Lauf der Zeit mehrere Eigentümer hatte.

Hinweis

Eine Gemeinschaft hat genau ein Buchungsobjekt, und ein Gebäude gehört zu höchstens einer Gemeinschaft. Das Buchungsobjekt darf nicht unter einem Objekt hängen, das schon eine andere Gemeinschaft trägt.

Gemeinschaftskonten

Light / Pro

1. Öffnen Sie Rechnungsstellung › Konfiguration › Journale und legen Sie je Bankkonto der Gemeinschaft ein Journal vom Typ „Bank“ an, im Beispiel Girokonto und Rücklagenkonto.
2. Wählen Sie im Feld „Wohnungseigentümergemeinschaft“ die Gemeinschaft.
3. Legen Sie ebenso ein Journal vom Typ „Verkauf“ mit der Gemeinschaft an. Die Hausgeld-Rechnungen bekommen damit einen eigenen Nummernkreis.

Business

1. Öffnen Sie Buchhaltung › Konfiguration › Journale und legen Sie je Bankkonto der Gemeinschaft ein Journal vom Typ „Bank“ an, im Beispiel Girokonto und Rücklagenkonto.
2. Wählen Sie im Feld „Wohnungseigentümergemeinschaft“ die Gemeinschaft.
3. Legen Sie ebenso ein Journal vom Typ „Verkauf“ mit der Gemeinschaft an. Die Hausgeld-Rechnungen bekommen damit einen eigenen Nummernkreis.

Achtung

Die Jahresabrechnung zählt nur Geld, das auf einem Journal der Gemeinschaft liegt. Ein Bankkonto ohne diese Zuordnung taucht in der Kontenentwicklung nicht auf.

Achtung

Ist das Bankkonto des Unternehmens nicht als vertrauenswürdig bestätigt, stellt SMARTBRIX kein Hausgeld und bucht keine Belege der Abrechnungsspitze. So geht keine Rechnung ohne Zahlungsdaten an einen Wohnungseigentümer. „Hausgeld stellen“ und „Als beschlossen markieren“ melden das sofort; beim täglichen automatischen Lauf steht der Grund als Notiz im Verlauf der Gemeinschaft. Öffnen Sie das Bankkonto und bestätigen Sie es mit „Geld senden“. Diese Freigabe darf nur ein Benutzer mit dem entsprechenden Recht erteilen.