Laufendes Mietverhältnis und Kündigung

In der Phase „Aktiv“ läuft das Mietverhältnis. Die Sollstellung erzeugt die Rechnungen, Zähler werden gemeldet und geprüft, und der Mieter meldet Anliegen. Hier gibt es wenig zu tun und viel zu beobachten, bis eine Kündigung eingeht.

Das laufende Mietverhältnis

1. Prüfen Sie, dass das Mietverhältnis in der Phase „Aktiv“ steht. Ist noch etwas aus der Übergabe offen, zeigt der Reiter „Checkliste“ die Gruppe „Übergabe“ weiter an.
2. Beobachten Sie die Mietsollstellung. Der Lauf erzeugt die Rechnungen selbst. Sein Protokoll steht unter Verwaltung › Nutzungen › Mietrechnungslogs. Mehr dazu unter Sollstellung.
3. Brauchen Sie eine Rechnung außer der Reihe, wählen Sie im Aktionsmenü des Mietverhältnisses „Manuelle Mietrechnung“, tragen Sie den Zeitraum ein und klicken Sie „Rechnung erstellen“.

Hinweis

Tragen Sie einen Zählerstand selbst ein, entsteht er sofort als Ablesung. Eine Prüfung gibt es nur für Zählermeldungen aus dem Portal.

mit Kundenportal Meldungen aus dem Portal bearbeiten

1. Prüfen Sie eingehende Zählermeldungen unter Verwaltung › Inventar › Zählerverwaltung › „Zu prüfende Ablesungen“. Erst mit der Übernahme wird aus einer Zählermeldung eine Ablesung.
2. Bearbeiten Sie die Vorgänge des Mieters unter Portal › Portal-Vorgänge und, sofern Ihr System die Meldungen der Mieter führt, seine Anliegen unter Portal › Ticket-Eingänge.

Tipp

Die Zählermeldungen aus dem Portal finden Sie auch gesammelt unter Portal › Zählermeldungen. Die Liste öffnet mit dem Filter „Zu prüfen“.

Was automatisch passiert

• Die Sollstellung läuft ab dem Startdatum, unabhängig davon, ob die Übergabe erfasst ist. Eine ausstehende Übergabe ist offene Arbeit, kein Hindernis für die Miete.
• Die Firmeneinstellung „Absicherung Mietsollstellung“ greift nur in den Phasen „Neu“ und „Mietvertrag“. Steht sie auf „Warnen & markieren“, entsteht die Rechnung und der Grund wird festgehalten. Steht sie auf „Sperren“, entsteht sie nicht und wird beim nächsten möglichen Lauf nachgeholt. In „Übergabe“, „Aktiv“ und „Rückgabe“ entsteht nie ein Grund.
• Der Reiter „Checkliste“ verschwindet, sobald die Übergabe vollständig ist und keine Unterschrift der Wohnungsgeberbestätigung mehr aussteht.
• Ab dem Vorlauf vor dem Vertragsende oder ab einem bestätigten Ende erscheinen die Gruppen „Rückgabe“ und „Abschluss“ auf dem Reiter „Checkliste“. Führt Ihre Firma keine Rückgabephase, bleibt diese Arbeit am laufenden Mietverhältnis.

mit Kundenportal Was der Mieter im Portal sieht

• Über „Meine Mietverhältnisse“ kommt er auf die Seite seines Objekts. Die Karte „Vor Ihrem Einzug“ ist am Einzugsdatum verschwunden, ebenso das Kennzeichen „Noch nicht begonnen“.
• Er sieht die Karten „Eckdaten“, „Miete“, „Kaution“, „Dokumente“, „Hausdokumente“, „Verträge“ und „Kündigen“.
• Unter „Eckdaten“ stehen „Objekt“, „Objekttyp“, „Vertragsnummer“, „Wohnfläche“ und „Zimmer“.
• Unter „Miete“ steht die Zusammensetzung mit der Summenzeile „Warmmiete“ und einer aufklappbaren „Miethistorie“.
• Über den Eintrag „Zähler“ meldet er seine Stände. Erst Ihre Übernahme macht daraus eine Ablesung. Bis dahin sieht er den Stand seiner Meldung.
• Über „Vorgänge und Meldungen“ auf der Startseite verfolgt er alles, was gerade zwischen ihm und Ihnen läuft.

Kündigung eintragen

Eine Kündigung geht ein, Sie tragen sie ein, und das System rechnet daraus das Vertragsende. Ab dann läuft der Vorlauf für die Rückgabe.

1. Öffnen Sie das Mietverhältnis. Die Kündigungsangaben stehen in der Gruppe „Stammdaten“.
2. Prüfen Sie „Kündigungsbezug“ und „Kündigungsfrist“ (in Monaten). Zur Wahl stehen „Monatsende“, „Quartalsende“, „Gesetzlich (§ 573c BGB)“ und „Gesetzlich Gewerbe (§ 580a BGB)“. Bei der gewerblichen Variante entfällt die Kündigungsfrist.
3. Tragen Sie im Feld „Kündigungsdatum“ den Tag ein, an dem die schriftliche Kündigung bei Ihnen zugegangen ist.
4. Das Formular rechnet daraus sofort das „Enddatum“. Prüfen Sie es und überschreiben Sie es, wenn etwas anderes vereinbart ist.
5. Speichern Sie. Führt Ihre Firma die Rückgabephase, wechselt das Mietverhältnis sofort in die Phase „Rückgabe“.
6. Steht das Ende endgültig fest, klicken Sie neben dem Enddatum auf „Vertragsende bestätigen“. Danach steht dort, wer wann bestätigt hat.

Tipp

Solange kein Kündigungsdatum eingetragen ist, zeigen die Felder „Nächstmögliches Vertragsende“ und „Nächstmögliches Kündigungsdatum“, was heute möglich wäre. Sobald gekündigt ist, verschwinden sie.

Die Bestätigung des Vertragsendes widerrufen Sie mit „Zurücknehmen“, solange für die Rückgabe noch nichts erfasst ist.

Das Kündigungsschreiben selbst hängen Sie an das Mietverhältnis oder legen es in den Dokumenten ab. Ein eigenes Feld dafür gibt es nicht.

Ohne Kundenportal kommt die Kündigung ausschließlich auf Papier oder per Mail. Es gibt nichts zu prüfen und nichts zu bestätigen: Sie tragen das Kündigungsdatum ein, und der Vorgang ist erledigt.

mit Kundenportal Kündigungsantrag aus dem Portal bearbeiten

1. Kündigt der Mieter über das Portal, entsteht ein Kündigungsantrag als Vorgang. Öffnen Sie ihn unter Portal › Portal-Vorgänge.
2. Kam die Kündigung auf dem Briefweg, klicken Sie „Original eingegangen“, sobald das unterschriebene Schreiben da ist. Das Datum ist der Fristanker.
3. Klicken Sie „Übernehmen“. Erst damit wird aus dem Antrag eine wirksame Kündigung: Das System setzt das Kündigungsdatum und rechnet das Enddatum aus Frist und Bezug.
4. Passt der Antrag nicht, klicken Sie „Ablehnen“ und tragen im Dialog „Antrag ablehnen“ den „Ablehnungsgrund“ ein. Der Mieter sieht ihn.

Tipp

Bei einem digitalen Antrag klicken Sie zuerst „Prüfung starten“, wenn Sie zeigen wollen, dass die Akte in Arbeit ist.

Der „Wunschtermin“ des Mieters bleibt ein Wunsch. Das wirksame Ende rechnet das System aus Ihrer Frist und Ihrem Bezug, nicht aus seinem Datum.

Was automatisch passiert

• Ein eingetragenes Kündigungsdatum leitet das Enddatum ab: Kündigungsdatum plus Kündigungsfrist, gerundet auf den gewählten Bezug. Ohne Kündigungsbezug wird das Kündigungsdatum selbst zum Ende.
• „Gesetzlich (§ 573c BGB)“ rechnet anders: Die Kündigung muss bis zum dritten Werktag eines Monats zugehen, dann zählt dieser Monat bereits mit. Samstage zählen als Werktage, Sonn- und Feiertage nicht. Die Feiertage richten sich nach dem Bundesland des Objekts.
• Mit dem Kündigungsdatum werden die beiden Felder zum nächstmöglichen Ende geleert.
• Führt Ihre Firma die Rückgabephase, wechselt das Mietverhältnis beim Speichern sofort dorthin. Ein bestätigtes Vertragsende wirkt genauso, unabhängig davon, wie weit es noch entfernt ist.
• Ohne Kündigung und ohne Bestätigung wechselt der Tageslauf zur eingestellten „Vorlauf Rückgabe (Tage)“ vor dem Enddatum. Ab Werk sind das 30 Tage. Je Mietverhältnis lässt sich über „Vorlauf Rückgabe abweichend (Tage)“ ein eigener Wert setzen.
• Verschiebt sich das Ende wieder nach hinten, nimmt der Lauf nur den von ihm selbst ausgelösten Wechsel zurück, und nur solange für die Rückgabe noch nichts erfasst ist. Ein bestätigtes Ende verhindert die Rücknahme.
• Führt Ihre Firma keine Rückgabephase, bleibt das Mietverhältnis in „Aktiv“. Die Gruppen „Rückgabe“ und „Abschluss“ der Checkliste erscheinen dort ab demselben Zeitpunkt.
• Die Sollstellung läuft unabhängig davon bis zum Enddatum weiter.

mit Kundenportal Mit Kündigungsantrag aus dem Portal

• Ein Kündigungsantrag aus dem Portal ändert am Mietverhältnis zunächst nichts. Erst Ihr „Übernehmen“ setzt das Kündigungsdatum.
• Je Mietverhältnis ist immer nur ein Kündigungsantrag offen, über beide Wege zusammen.
• Beim Übernehmen bleibt im Verlauf der Vermerk „Kündigung bestätigt. Der Vertrag endet am …“ stehen, und die Vertragspartner bekommen die Mail „Ihre Kündigung ist bestätigt“.
• Beim Eingang legt das System eine Aufgabe beim Objektverantwortlichen an: „Neuer Portal-Antrag, bitte prüfen“. Ohne gepflegten Verantwortlichen entsteht keine Aufgabe. Eine gesonderte Mail an die Verwaltung gibt es nicht.

mit Kundenportal Was der Mieter im Portal sieht

• Auf der Seite seines Mietverhältnisses findet er die Karte „Kündigen“ mit dem Satz „Sie können für dieses Mietverhältnis eine Kündigung einreichen. Ihre Hausverwaltung bestätigt den wirksamen Termin.“ und der Schaltfläche „Kündigen“.
• Die Schaltfläche führt auf eine eigene Seite mit der Karte „Ihre Kündigung“.
• Auf dem Briefweg liest er den Einleitungstext Ihrer Verwaltung, den Hinweis „Bei Kündigung heute endet das Mietverhältnis frühestens am …“, die Liste der „Vertragspartner“ und den Satz „Die Kündigung ist nur gültig, wenn alle Vertragspartner unterschreiben.“ Er hakt die Bestätigung an und klickt „Kündigungsformular abrufen“.
• Auf dem digitalen Weg füllt er „Wunschtermin“ und „Grund (optional)“ aus und klickt „Kündigung einreichen“.
• Danach liest er „Vielen Dank!“ und „Ihr Antrag ist eingegangen“ mit dem Stand seines Vorgangs. Auf dem Briefweg steht dort zusätzlich „Wir haben Ihnen das Kündigungsformular per E-Mail geschickt. Bitte senden Sie das unterschriebene Original per Post; die Kündigung wird erst mit dessen Eingang wirksam.“
• Über „Zum Vorgang“ verfolgt er den Stand und schreibt Ihnen Nachrichten.
• Ist die Kündigung eingetragen, meldet die Karte „Dieses Mietverhältnis ist bereits gekündigt. Bei Fragen zum Vertragsende hilft Ihnen Ihre Hausverwaltung gerne weiter.“