Einrichtung

Diese Schritte erledigen Sie einmal je Unternehmen, bevor die erste Gemeinschaft Hausgeld stellt.

Einstellungen

Light / Pro

1. Legen Sie unter Rechnungsstellung › Kunden › Produkte vier Dienstleistungen an, zum Beispiel „Hausgeld Bewirtschaftung“, „Hausgeld Heizkosten“, „Hausgeld Erhaltungsrücklage“ und „Abrechnungsspitze“.
2. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie links „Rechnungsstellung“. Scrollen Sie zum Block „WEG-Verwaltung“.
3. Wählen Sie unter „Positionen der Sollstellung“ die drei Hausgeld-Produkte für Bewirtschaftung, Rücklage und Heizkosten und unter „Produkt Abrechnungsspitze“ das vierte.
4. Wählen Sie unter „Prüfung auf Buchung der Gemeinschaft“ zwischen „Aus“, „Warnen & kennzeichnen“ und „Blockieren“. Klicken Sie „Speichern“.

Business

1. Legen Sie unter Buchhaltung › Kunden › Produkte vier Dienstleistungen an, zum Beispiel „Hausgeld Bewirtschaftung“, „Hausgeld Heizkosten“, „Hausgeld Erhaltungsrücklage“ und „Abrechnungsspitze“.
2. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie links „Buchhaltung“. Scrollen Sie zum Block „WEG-Verwaltung“.
3. Wählen Sie unter „Positionen der Sollstellung“ die drei Hausgeld-Produkte für Bewirtschaftung, Rücklage und Heizkosten und unter „Produkt Abrechnungsspitze“ das vierte.
4. Wählen Sie unter „Prüfung auf Buchung der Gemeinschaft“ zwischen „Aus“, „Warnen & kennzeichnen“ und „Blockieren“. Klicken Sie „Speichern“.

Jede Hausgeld-Rechnung trägt danach drei Zeilen, eine je Produkt. So lässt sich eine Teilzahlung später jeder Position zuordnen.

Achtung

Fehlt eines der drei Hausgeld-Produkte, stellt SMARTBRIX kein Hausgeld. Fehlt das Produkt für die Abrechnungsspitze, lässt sich keine Jahresabrechnung beschließen.

Hinweis

Steuern setzt SMARTBRIX auf Hausgeld und Abrechnungsspitze nicht an, auch wenn das Produkt eine Steuer vorsieht. Das Hausgeld ist ein Anspruch der Gemeinschaft gegen ihr Mitglied, kein Umsatz.

Tipp

Die Buchungsprüfung achtet darauf, dass Belege der Gemeinschaft auf dem Gebäude gebucht werden und nicht auf einer einzelnen Einheit. Beginnen Sie mit „Warnen & kennzeichnen“ und beobachten Sie den Zähler unter „Offene Kennzeichnungen“. Bleibt er bei 0, können Sie auf „Blockieren“ umstellen.

WEG-Kostenarten

1. Öffnen Sie WEG-Verwaltung › Stammdaten › Kostenarten und klicken Sie „Neu“.
2. Tragen Sie die „Bezeichnung“ ein und wählen Sie die „Art“: „Bewirtschaftungskosten“, „Heizkosten“ oder „Zuführung zur Rücklage“.
3. Haken Sie „Auf Mieter umlagefähig“ an, wenn ein vermietender Wohnungseigentümer die Kosten an seinen Mieter weitergeben darf.
4. Tragen Sie unter „Sachkonten für Direktbuchungen“ die Sachkonten ein, auf die Sie Kosten dieser Art ohne Rechnung buchen, etwa Kontoführungsgebühren (siehe Kosten buchen). Ein Sachkonto gehört zu höchstens einer WEG-Kostenart.
5. Ziehen Sie die Zeilen am Griff in die Reihenfolge, in der sie in der Abrechnung erscheinen sollen.

Hinweis

Die Liste gilt für alle Gemeinschaften. Welche WEG-Kostenarten eine Gemeinschaft nutzt, legen Sie am Gebäude fest (siehe Gemeinschaft anlegen). Heizkosten führt SMARTBRIX getrennt, weil sie nach Verbrauch abgerechnet werden. Die Zuführung zur Rücklage ist kein Kostenpunkt des Jahres, sondern wird angespart.

Hinweis

Die Einzelabrechnung weist umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten getrennt aus. Der Wohnungseigentümer kann damit die Betriebskostenabrechnung für seinen Mieter erstellen.

Verteilerschlüssel

Ohne Eintrag verteilt SMARTBRIX jede WEG-Kostenart nach Miteigentumsanteilen, wie es das Gesetz vorsieht. Einen Verteilerschlüssel legen Sie nur dort an, wo eine Gemeinschaft anders verteilt.

1. Öffnen Sie WEG-Verwaltung › Stammdaten › Verteilerschlüssel und klicken Sie „Neu“.
2. Wählen Sie „Gemeinschaft“ und „Kostenart“ und tragen Sie unter „Ab Wirtschaftsjahr“ das erste Jahr ein, für das der Schlüssel gilt.
3. Wählen Sie den „Schlüssel“.
4. Wählen Sie unter „Grundlage“ „Teilungserklärung“ oder „Beschluss“. Bei „Beschluss“ wählen Sie in der Spalte „Beschluss“ den Beschluss der Versammlung, der den Schlüssel geändert hat. Speichern Sie.

Ein Schlüssel mit der Grundlage „Beschluss“ erscheint am Beschluss im Reiter „Verteilerschlüssel“.

Ein Schlüssel gilt, bis ein Eintrag für ein späteres Wirtschaftsjahr ihn ablöst. Im Beispiel verteilt die Gemeinschaft die Verwaltervergütung nach „Anzahl Einheiten“, die Reparaturen per „Direktzuweisung“ und die Heizung über den „Messdienst“.

Hinweis

„Direktzuweisung“ bedeutet: Sie ordnen jede Rechnung der WEG-Kostenart den betroffenen Einheiten zu (siehe Kosten buchen). „Messdienst“ bedeutet: Die Beträge je Einheit kommen aus der Messdienstabrechnung (siehe Messdienst).

Hinweis

„Personentage“ und „Verbrauch“ stehen nicht zur Auswahl, weil die WEG-Verwaltung dafür keine Werte führt. Verbräuche rechnen Sie über den Messdienst ab.